2018 Convention Delegate Handbook

Melhorando a vida de mulheres e meninas através de programas que levam a capacitação econômica e social.

SOROPTIMISTA INTERNACIONAL DAS AMÉRICAS

Manual para Delegadas da Convenção Através do pagamento da taxa de convenção de US$495, todos os clubes em boa ordem tem o direito de enviar uma delegada para tomar parte nos negócios da federação em cada convenção. O trabalho como delegada a convenção é importante. Este manual fornece informações úteis para a sua função como delegada. Por favor, examine ele cuidadosamente e o traga consigo a convenção. Na nossa 45a convenção bienal em Yokohama, Japão, a Sessão de Governança será realizada na terça-feira, 31 de julho para prover a Diretoria da SIA com feedback em assuntos importantes de administração que a diretoria estará discutindo nos próximos dois anos. O documento informativo nestes assuntos está agora disponível online com os outros materiais da convenção e se encontram aqui: https://www.soroptimist.org/members/meetings/meetings.html

Responsabilidades de Delegadas •

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Ter um conhecimento dos estatutos e procedimentos da Soroptimista, plano estratégico da federação, e ter experiência como membro de comitês ou diretoria de clube. Preparar-se para envolvimento antes da convenção. Estudar o documento informativo de governança. Solicitar tempo na reunião de negócios do clube para discutir os assuntos do documento informativo. Esteja preparada para compartilhar qualquer comentário que as sócias do clube têm. Estar familiarizada com as vigentes regras de convenção (página 3-4 deste manual) e procedimentos parlamentares.

Antes de Ir Assegure que o seu clube esteja em boa ordem, pois somente delegadas de clubes em boa ordem podem participar na discussão de governança. Para um clube estar em boa ordem ele precisa: • • •

Estar em dia com todas as obrigações financeiras a região e Federação Ter enviado todos os relatórios finais requeridos dos subsídios de clube. Ter pago a taxa de clube para convenção de US$495,00, a qual tinha o prazo de pagamento de 15 de março de 2018.

Você precisa fazer seu registro como delegada de clube através da plataforma online. Somente uma sócia por clube pode se registrar como delegada de clube. A taxa da convenção cobre o custo de seu registro. Bilhetes para refeições devem ser comprados a preço adicional. Registro está disponível online através da página web da convenção da SIA. 1709 Spruce Street | Philadelphia, PA 19103 | 215-893-9000 | [email protected] | Soroptimist.org | LiveYourDream.org © Soroptimist International of the Americas

Manual para Delegadas – Yokohama 2018

O que trazer • • • •

este manual papel informativo de governança lista de materiais de clube a serem comprados na loja da SIA um sorriso

Na Convenção •

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Registre-se prontamente no balcão de registro no Lobby de Entrada do Pacifico. Registro abre na segunda-feira, 30 de julho, das 12h00 as 19h00. Se você não está pré-registrada, vá no balcão de registro “On-site”. Antes de sair da área de registro, verifique o seu nome no crachá, os bilhetes de refeições (se comprou), e prenda a sua fita de delegada no seu crachá. Você receberá um cartão de votação com seus materiais de registro que você precisa levar consigo a todas as sessões gerais. Por favor, escreva seu nome em letra de forma e assine o seu cartão de votação quando você o receber. Cartões de votação são intransferíveis. É muito importante que as delegadas se assentem na área reservadas para elas na frente do salão e usem seus crachás em todas as sessões. Seja pontual a todas sessões pois o corpo da convenção necessita aderir-se ao horário de programa. Se a delegada do clube não puder comparecer a convenção, ou tem que sair da convenção (tanto temporária ou permanentemente), a delegada substituta do clube pode tomar seu lugar trocando o status no balcão de registo “on-site”. A delegada e substituta não poderão trocar novamente de lugar. O relatório de credenciais confirmando o número de delegadas será apresentado na terça-feira na sessão geral de abertura. O programa oficial da convenção é a ordem de trabalho para a convenção. No início da convenção, as delegadas serão solicitadas a adotar uma moção para isto, mas dando autoridade para a presidente da SIA fazer mudanças que possam ser necessárias para realização ordeira de negócios. Delegadas serão solicitadas a votar na adoção da normas vigentes da convenção. Estas se encontram nas páginas 3-4 deste manual. Assistir a Sessão de Discussão de Governança realizada na terça-feira, 31 de julho, das 15h30 – 17h00 no Pacifico National Hall. Delegadas podem apresentar novos assuntos de negócios, mas somente após aprovação da moção de aprovação por ¾ dos votos das delegadas presentes e votantes. Comparecer a todas reuniões e fazer anotações a fim de prestar relatório ao seu clube.

Depois da Convenção Após a convenção você deve preparar um relatório para apresentar em sua próxima reunião de clube. Relate sobre: • Informações das discussões da Sessão de Governança • Ideias para aumentar o interesse e apoio do clube para alcançar os alvos da Soroptimista • Um relatório sobre os workshops que você assistiu • Uma sinopse dos principais discursos e palestras • Prêmios – quem ganhou e por quê • A sua avaliação pessoal dos trabalhos da convenção Marque seu calendário e planeje participar da 46a Convenção Bienal no Hyatt Regency Bellevue in Bellevue, Washington, EUA em 22 de julho a 25 de julho de 2020 © Soroptimist International of the Americas. Fevereiro 2018

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Normas Vigentes da Convenção 1. Programa O programa oficial será a ordem de negócios após ser adotada pelo corpo da convenção, exceto as mudanças necessárias para a realização ordeira dos negócios ou consideração especial. 2. Corpo Votante Os Estatutos da Soroptimista Internacional das Américas, Artigo VII, Sessão 7.02 declara: Cada clube em boa ordem terá direito a designar uma delegada (e uma delegada substituta para servir em caso de ausência ou impossibilidade da delegada poder servir), a qual deve ser uma sócia e a qual deverá lançar todos os votos do clube. A delegada pode representar somente o clube de onde ela é sócia. Todos os clubes, por meio de suas delegadas, Presidentes anteriores da Federação, Governadoras regionais e todos os membros da Diretoria da Federação, terão o direito de lançar um voto para cada um dos assuntos apresentados para votação na convenção. Sob nenhuma circunstância serão permitidos votos por procuração. 3. Relatório de Credenciais Um relatório de credenciais deve ser dado na abertura de cada sessão de negócios e em qualquer outra ocasião, como indicado pela oficial presidindo a reunião. 4. Status de Delegada As delegadas terão crachás especiais e representam clubes em boa ordem. Elas terão assento na sessão reservada a membros votantes. Se uma emergência requer que uma substituta seja credenciada como delegada, ela servirá como delegada durante o restante da convenção. 5. Não Delegadas, Convidados, Interpretes Não delegadas e convidados terão assentos em áreas designadas. Interpretes terão assentos em áreas designadas, mas se necessário, podem sentar-se com um delegada se permissão prévia for concedida. 6. Identificação Somente as pessoas usando crachás oficiais podem entrar em qualquer reunião da convenção. Crachás de registro devem ser usados o todo o tempo durante as reuniões. Tanto não delegadas e convidados terão crachás que deverão ser usados durante as reuniões da convenção. Os crachás não serão necessários para as refeições. 7. Comparecimento Todas as delegadas têm a obrigação de estar presente em todas as reuniões da convenção. As delegadas são solicitadas a ocuparem seus lugares antes da abertura das reuniões de negócios. Durante as reuniões de negócios, sócias devem se abster de falar, a menos que tenham direito à palavra, e deverão suprimir todos os ruídos desnecessários nos corredores adjacentes ao salão de assembleias. Por gentileza, desligue ou silencie todos os telefones celulares. 8. Quórum Delegadas representando pelo menos um terço de todos os clubes em boa ordem devem constituir o quórum em qualquer convenção. O voto da maioria das pessoas presentes e votantes constituirá as ações das sócias. Se as delegadas representando um terço dos clubes em boa ordem não estiverem registradas, o quórum, para o propósito de consideração dos assuntos gerais, os quais foram dados antes da convenção, deverá ser a maioria das delegadas que estão registradas como presentes com o comitê de credenciais.

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Manual para Delegadas – Yokohama 2018 9. Obtendo a Palavra Para obter a palavra, a pessoa deve ir ao microfone, falar à dirigente, e depois de ser reconhecida, dizer claramente o seu nome e o clube ou posição na federação 10. Moções Somente membros votantes podem fazer moções e votar. Todas as moções independentes deverão ser submetidas por escrito à dirigente na ocasião que são feitas. 11. Debate de Delegadas Nenhuma delegada pode falar mais de duas vezes sobre a mesma questão, e não mais que dois minutos cada vez, exceto com a permissão do corpo da convenção. O tempo total de debate para cada proposta será limitado a 10 minutos, a não ser que prolongado pelo corpo da convenção. O tempo será cronometrado por uma oficial. 12. Debate de Não Delegadas Uma não delegada pode falar em qualquer questão por somente um minuto, desde que nenhuma delegada desejar falar. O tempo será cronometrado por uma oficial. 13. Comunicações Todas as comunicações à plataforma deverão ser feitas por meio de uma mensageira oficial. Telefone celulares e todos os outros aparelhos eletrônicos deverão ser desligados, ou colocados em modo silencioso, durante as refeições e sessões de negócios. 14. Suspensão Estas normas, exceto as que são baseadas nos Estatutos da Soroptimista, podem ser suspensas por meio de 2/3 terços dos votos do corpo da convenção.

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