im Sitzungssaal des Haus am Festplatzes (Schwarzwaldstraße 4, EG) Emmendingen Öffentliche Sitzung

March 15, 2018 | Author: Berthold Voss | Category: N/A
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Öffentliche Sitzung des Verwaltungsausschusses am Montag, 22. Juni 2015 ab 16:15 Uhr im Sitzungssaal des Haus am Festplatzes (Schwarzwaldstraße 4, EG) Emmendingen Tagesordnung Öffentliche Sitzung 1. Elektronische Aktenführung Drucksache Nr. 20150042 2. Zulage für kommunale Beschäftigte im Jobcenter Drucksache Nr. 20150043 3. Ausweitung des Angebotes der Freiburger Kontaktstelle Frau und Beruf auf den Landkreis Emmendingen Drucksache Nr. 20150044 4. Stellenmehrbedarf in der Verwaltung Drucksache Nr. 20150045 5. Entscheidung über die Annahme von Spenden, Schenkungen und ähnlichen Zuwendungen Drucksache Nr. 20150046 6. Niederschrift über die öffentliche Sitzung am 20. April 2015 7. Bekanntgaben und Anfragen Hanno Hurth Landrat

Landkreis Emmendingen

Drucksache Nr. 20150042

SITZUNGSVORLAGE Emmendingen, den 09.06.2015 ______________________________________________________________________ Dezernat/Amt: THH / Produktgruppe: Zur Information an:

Dez. II und Dez. I/ Hauptamt Teilhaushalte 1 und 4 Verwaltungsausschuss am 22.06.2015 (öffentlich)

I.

Elektronische Aktenführung

II.

Beschlussvorschlag: Kenntnisnahme

III.

Sachverhalt Die Nutzung digitaler Medien gehört seit geraumer Zeit innerhalb der öffentlichen Verwaltung und überhaupt im Berufsleben zum Standard bei der täglichen Arbeit und gewinnt auch in der Kommunikation mit außerhalb der Verwaltung stehenden Stellen und Bürgern immer mehr an Bedeutung. So ist am 01.08.2013 z.B. auf Bundesebene das Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung in Kraft getreten (E-Government-Gesetz – EGovG -), das auch für die behördliche Tätigkeit der Landkreise und der Gemeinden gilt, wenn Bundesrecht ausgeführt wird. Neben Regelungen zur Kommunikation und Information über digitale Wege gibt das EGovG etwa für Bundesbehörden ab 01.01.2020 die elektronische Aktenführung vor. Auch auf Landesebene und in Landkreisen und Kommunen gibt es ein entsprechendes Engagement. Nicht zuletzt durch den Brand im Hauptgebäude des Landratsamts sind die Vorteile einer digitalen Aktenführung und des damit verbundenen elektronischen Dokumentenmanagement klar zu Tage getreten: Wenn die Akten flächendeckend in digitalisierter Form vorgelegen hätten, hätte auf die zeitraubende und kostspielige umfangreiche Aktenreinigung verzichtet werden können. Auch müssten dann kaum noch Lagerkapazitäten für Altakten geschaffen oder vorgehalten werden. Hinzu kommt die schnelle Verfügbarkeit der Aktenbestände durch direkten Aufruf am Bildschirm. Weiter sind Einsparungen bei Druck-, Kopier- und Papierkosten zu nennen. Umgekehrt muss der EDV-Bereich ausgebaut werden. Eine digitale Aktenführung führt im Arbeitsalltag der Beschäftigten zu deutlichen Veränderungen. So hat z.B. ein Besuch der Arbeitsagentur Freiburg, in der die digitale Akte bereits weitgehend flächendeckend eingeführt ist, gezeigt, dass an 2 Bildschirmen gearbeitet werden muss, weil auf einem Bildschirm die Akte gelesen und an einem weiteren das nötige Dokument erstellt werden muss – alternativ

-2-

ist auch ein so großer Bildschirm denkbar, dass er sich entsprechend in der Ansicht teilen lässt. Auch werden Pausen wichtiger denn je, weil sich die Beschäftigten weniger bei der Arbeit bewegen und das konsequente und lang anhaltende Arbeiten am Bildschirm erfahrungsgemäß hinsichtlich der Beanspruchung der Augen deutlich anstrengender ist als das Arbeiten mit Papierunterlagen. Innerhalb des Landratsamts Emmendingen ist die digitale Akte in der KfZ-Zulassungsstelle und in der Führerscheinstelle bereits eingeführt worden. Außerdem werden bei der Kreiskasse alle Rechnungsbelege gescannt. Zahlreiche Fachverfahren werden elektronisch und traditionell bearbeitet mit der Folge, dass sowohl eine elektronische als auch eine Papierakte besteht, die beide jeweils unvollständig sind (Medienbruch). Was das weitere Vorgehen anbelangt, beabsichtigt die Kreisverwaltung, die elektronische Akte sukzessive in den einzelnen hierfür geeigneten Ämtern einzuführen. Konkret soll sie als nächstes im Versorgungsamt etabliert werden. Mit dem Beginn der dahingehenden technischen Umsetzung kann aufgrund des deutlich erhöhten Arbeitsanfalls im IuK-Bereich infolge des Brandes aber erst im nächsten Jahr gerechnet werden. Voraussetzung hierfür ist ferner, dass der Kreistag bei den Beratungen des Haushalts und des Stellenplans für 2016 die erforderlichen Ressourcen bereitstellt. So entstehen durch die Einführung einer digitalen Aktenführung Sachkosten (EDV-Geräte) wie auch Personalkosten (Scannen der Bestandsakten und Betreuung). Eine erste grobe – noch recht spekulative - Kostenabschätzung für die Einführung der digitalen Akte im Versorgungsamt hat einmalige Sachkosten (vor allem für Hard- und Software sowie für Schulungen) in Höhe von ca. 50.000,und jährliche Sachkosten (z.B. für Lizenzen) und jährliche Personalkosten (für Einscannen und für Betreuung/Organisation/Koordination) von ca. 100.000,- € ergeben. Diese Angaben sind nicht mehr als eine erste Orientierung. Die voraussichtlichen Kosten werden noch weiter ermittelt. Im nächsten Schritt wird die Kreisverwaltung in einer vom Ersten Landesbeamten geleiteten Arbeitsgruppe mit anderen Landratsämtern, in denen der Prozess der Einführung einer digitalen Akte schon weiter fortgeschritten ist, in einen Erfahrungsaustausch treten, namentlich mit dem Landratsamt Ortenaukreis. Das soll auch dazu dienen, die technischen wie auch rechtlichen Anforderungen weiter abzuklären und zudem die unterschiedlichen Varianten der digitalen Aktenführung zu bewerten. So gibt es z.B. allein bei der Frage, wie die eingehende Papierpost gescannt wird, unterschiedliche Lösungen: zentraler Scan in der Poststelle, teilweise dezentralisierter Scan im jeweiligen Amt oder Fachbereich oder – so derzeit in der KfZ-Zulassungsstelle gehandhabt - vollständig dezentralisierter Scan durch den einzelnen Sachbearbeiter. Auch muss z.B. geklärt werden, welches Dokumentenmanagementsystem mit der entsprechenden Software verwendet wird, wie dieses bereitgestellt wird und wie die Dokumente dorthin überführt werden. Aufbauend auf diesen Erkenntnissen ist eine Gesamtkonzeption zur Einführung der elektronischen Akte im gesamten Landratsamt zu entwickeln und umzusetzen; hierfür wird – neben der rein technischen Betreuung im EDV-Bereich - ein zusätzlicher Mitarbeiter benötigt.

Landratsamt Emmendingen

Drucksache Nr. 20150043

Sitzungsvorlage

Dezernat/Amt:

Emmendingen, den 08.06.2015

Dezernat III / Hauptamt Datum

22.06.2015

Öffentlich

Zur Entscheidung an:

Verwaltungsausschuss

Anlagen:

Vergleich tarifliche Entgelte

I.

Zulage für kommule Beschäftige im Jobcenter

II.

Es wird folgende Beschlussfassung vorgeschlagen:

Nichtöffentlich

Den in Entgeltgruppe 9 TVöD-VKA Beschäftigten im Jobcenter wird ab 01.10.2015 eine jederzeit widerrufliche Zulage in Höhe von 400 €/Monat gewährt. III.

Sachverhalt: Entsprechend § 6 Abs. 1 SGB II sind die Landkreise und die Bundesagentur für Arbeit Träger der Grundsicherung für Arbeitssuchende. Nach § 44 b SGB II bilden die beiden Träger im Gebiet des jeweiligen kommunalen Trägers eine gemeinsame Einrichtung zur einheitlichen Durchführung dieser Aufgaben. Die Aufgaben werden entsprechend § 44 b Abs. 1 S. 4 von Beamtinnen und Beamten sowie Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern wahrgenommen, denen entsprechende Tätigkeiten zugewiesen werden. Nach § 44 g SGB II weisen die Träger dem Jobcenter Beschäftigte zur Wahrnehmung der Aufgaben nach dem SGB II zu. Das Beschäftigungsverhältnis mit dem jeweiligen Träger bleibt bestehen. Die kommunalen Mitarbeiter werden entsprechend dem TVÖD-VKA vergütet, während für die Beschäftigten der Bundesagentur für Arbeit der hauseigene Tarifvertrag angewendet wird. Dies hat zur Folge, dass die Mitarbeiter des Landkreises für dieselbe Tätigkeit eine geringere Vergütung erhalten als die Kollegen der Bundesagentur für Arbeit (Anlage 1). Z. B. erhält ein beim Landkreis angestellter Sachbearbeiter in den ersten 6 Jahren über 600 Euro monatlich weniger als der bei der Bundesagentur für Arbeit beschäftigter Kollege mit der völlig identischen Tätigkeit. Dies führt selbstverständlich zu Irritationen innerhalb der Belegschaft und zur Unzufriedenheit der kommunalen Mitarbeiter. Ferner gestaltet sich die Personalgewinnung und Personalbindung immer schwieriger. Diese Ungleichbehandlung bzw. deren negative Auswirkungen werden aktuell in vielen Landkreisen in Baden-Württemberg thematisiert. Die Stadt Ulm und der Landkreis Lörrach haben bereits Zulagen für die kommunalen Mitarbeiter beschlossen. Der Landkreis Breisgau-Hochschwarzwald bietet den kommunalen Mitarbeitern die Verbeamtung an, was für die Mitarbeiter finanzielle Vorteile gegenüber dem TVöDBeschäftigungsverhältnis bringt.

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Der Hauptausschuss des Kommunale Arbeitgeberverbandes hat bereits 2009 beschlossen: „Soweit es zur Deckung des Personalbedarfs oder zur Bindung von qualifizierten Fachkräften im Einzelfall erforderlich ist, kann Beschäftigten zusätzlich zu dem ihnen zustehenden Entgelt eine widerrufliche Zulage in Höhe von bis zu 20 v.H. der Stufe 2 ihrer jeweiligen Entgeltgruppe gezahlt werden. Die Zulage kann befristet werden.“ Die Obergrenze beträgt in Entgeltgruppe 9 (Sachbearbeitung) damit derzeit 571 €/Monat. Es wird vorgeschlagen, den kommunalen Beschäftigten des Jobcenters ab 01.10.2015 eine monatliche Zulage in Höhe von 400 € brutto zur Personalgewinnung, zur Personalbindung und zum teilweisen Ausgleich des Gehaltsunterschiedes gegenüber den Beschäftigten der Arbeitsagentur zu gewähren. Die Zulage zählt nicht als Entgelt zur Berechnung von Jahressonderzahlung, Leistungsprämie u.a. Die Kosten für den Arbeitgeber belaufen sich inklusive der Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung auf ca. 515 € monatlich pro Vollzeitstelle. Der Landkreis muss davon jedoch nur den gesetzlich vorgeschriebenen Verwaltungskostenanteil in Höhe von 15,2 % tragen, die restlichen 84,8 % trägt der Bund. Der Anteil des Landkreises beläuft sich demnach auf ca. 78 € monatlich bzw. 936 € jährlich pro Vollzeitstelle. Aktuell sind davon 20 kommunale Mitarbeiter mit insgesamt 17,6 Vollzeitstellen betroffen. Dementsprechend entstehen dem Landkreis jährliche Mehrkosten von ca. 16.500 €.

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Anlage 1 zur Drucksache Nr. 20150043

Tarifvertrag für den Öffentlichen Dienst 2014 Bereich VKA (Entgeltgr. 9) + TV-BA (Tätigkeitsebene IV) Sachbearbeiter Leistung und pers. Ansprechpartner mit Fallmanager-Aufgaben Entwicklungsstufe

1

2

3

4

5

6

Entgeltgruppe 9 2.586,77 TVöD Tätigkeitsebene IV + 2 x 3.216,92 Funktionsstufe 1

2.857,36

2.999,18

3.383,71

3.688,02

3.931,43

3.507,87

3.688,05

3.872,10

4.079,75

4.286,28

630,15

650,51

688,87

488,39

391,73

354,85

Differenz jährl.

7.561,80

7.806,12

8.266,44

5860,68

4.700,76

4258.20

Diffenz über gesamte Erfahrungsstufe Gesamtsumme Differenz ab Einstellung

4258.20 7.561,80 15.612,24 24.799,32 23.442,72 23.503,80 mal xDienstjahre 23.174,04 47.973,36 71.416,08 94.919,88 + 4258,20 je weiterem (Summe nach 3 (Summe nach 6 (Summe nach (Summe nach15 Dienstjahr Dienstjahren) Dienstjahren) 10 Dienstjahren) Dienstjahren))

Differenz mtl.

(Gültigkeit der Tabellen ab 01.03.2015, Beträge in €)

Geschäftsführung Jobcenter

Landkreis Emmendingen

Drucksache Nr. 20150044

SITZUNGSVORLAGE

Emmendingen, den 09.06.2015

Dezernat/Amt:

WFG-Wirtschaftsförderungsgesellschaft des Landkreises Emmendingen mbH

THH/Produktgruppe:

1/5710

Zur Entscheidung an:

Verwaltungsausschuss am 22.06.2015

Anlage:

Schreiben der Stadt Freiburg vom 19.03.2015

I. Ausweitung des Angebotes der Freiburger Kontaktstelle Frau und Beruf auf den Landkreis Emmendingen II. Beschlussempfehlung: Für eine Ausweitung des Angebotes der Freiburger Kontaktstelle Frauen und Beruf auf den Landkreis Emmendingen wird derzeit kein Bedarf gesehen. III. Sachverhalt: Anlass und Hintergrund Mit Schreiben vom 19. März 2015 hat die Stadt Freiburg angeboten, die Arbeit der erfolgreichen Freiburger Kontaktstelle Frau und Beruf auch auf den Landkreis Emmendingen auszudehnen (vgl. Anlage). Die Kontaktstelle Frau und Beruf bei der Stadt Freiburg besteht seit Juni 1995 und geht auf die Initiative der städtischen Stelle zur Gleichberechtigung der Frau zurück. Die Gründung erfolgte im Rahmen des Landesprogramms Frau und Beruf, das die baden-württembergische Landesregierung 1995 beschlossen hatte. Zehn Kontaktstellen gibt es bislang im Land. Sie werden vom baden-württembergischen Ministerium für Finanzen und Wirtschaft finanziell gefördert und arbeiten alle auf der Grundlage einer gemeinsamen Rahmenkonzeption. Mit ihrer Arbeit verfolgt die Kontaktstelle das Ziel, die Erwerbs- und Weiterbildungschancen von Frauen auf kommunaler Ebene zu verbessern. Die Kontaktstelle Frau und Beruf informiert und berät, initiiert und koordiniert geeignete Maßnahmen und betreibt Öffentlichkeitsarbeit. Zu den Arbeitsschwerpunkten gehört die Einzel- und Gruppenberatung von Frauen zum beruflichen Wiedereinstieg und zur Neuorientierung, zur Berufswahl und Berufswegplanung, zu Aus- und Weiterbildung und zur Stellensuche und Bewerbung.

1

Die Einstiegs- und Orientierungsberatung für Existenzgründerinnen ist ein weiteres Arbeitsfeld der Kontaktstelle, ebenso wie die Durchführung von Veranstaltungen und Workshops, wie bspw. der Frauenwirtschaftstag oder der Wiedereinsteigerinnen-Treff. Die Kontaktstelle hat Ihren Sitz im Rathaus der Stadt Freiburg und besteht aus drei Mitarbeiterinnen. Nach einer positiven Evaluierung des Landesprogramms „Frau und Beruf“ beabsichtigt das Ministerium für Wirtschaft und Finanzen die Mittel für das Programm aufzustocken und die Arbeit der Kontaktstellen zum 1. Januar 2016 so auszuweiten, dass ein flächendeckendes Angebot entsteht. Es ist - unter dem Vorbehalt der Entscheidungen des Haushaltsgesetzgebers - eine Laufzeit von mindestens fünf Jahren beabsichtigt. Für die Kontaktstelle in Freiburg ist die Finanzierung einer weiteren Personalstelle in Höhe von 60% in Aussicht gestellt, wenn das Leistungsangebot auf die Region ausgedehnt wird. Finanzielle Auswirkungen Bei einer Ausweitung der Arbeit der Kontaktstelle Frau und Beruf auf die Landkreise Breisgau-Hochschwarzwald und Emmendingen wird vom Land BadenWürttemberg die Finanzierung einer weiteren Personalstelle (E13) in Höhe von 60% bzw. 48.000 Euro in Aussicht gestellt. Den verbleibenden Betrag (40% der Personalkosten) müssten sich entweder die beiden Landkreise oder die beiden Landkreise und die Stadt Freiburg in regionaler Trägerschaft teilen. Für den Landkreis Emmendingen würde dies je nach Finanzierungsschlüssel ein Betrag von ca. 6.500 bis 16.000 Euro p.a. ausmachen. Situation im Landkreis Im Landkreis Emmendingen wird das berufliche Engagement von Frauen bisher durch die regelmäßig stattfindenden Frauenwirtschaftstage unterstützt, die die Wirtschaftsförderungsgesellschaft gemeinsam mit der Stadt Emmendingen, der Agentur für Arbeit Freiburg und weiteren Partnern organisiert. Darüber hinaus wirkt das Jobcenter des Landkreises mit zwei 0,5 Stellen seit dem 1. März 2015 am ESF-geförderten Landesprojekt „JuLe“ (Job und Leben) mit. Das Projekt richtet sich an Alleinerziehende und Wiedereinsteigerinnen im Alg II Bezug. Diese sollen mit bei der Erarbeitung einer persönlichen und beruflichen Perspektive unterstützt werden und nachhaltig in Ausbildung oder in qualifizierte Beschäftigungsverhältnisse auf dem ersten Arbeitsmarkt vermittelt werden. Eine ähnliche Zielsetzung verfolgt auch das von Jobcenter und ESF geförderte Projekt ZORA (Zukunftsorientierung für Alleinerziehende) mit einer 0,8 Stelle, das bei der Waldkircher Beschäftigungsgesellschaft angesiedelt ist und individuelle Beratung und Unterstützung für alleinerziehende Mütter und Väter aus dem Landkreis Emmendingen anbietet, die eine berufliche Perspektive suchen.

2

Die bestehenden Beratungs- und Unterstützungsangebote der verschiedenen Träger im Landkreis Emmendingen werden durch die Kontaktstelle für Alleinerziehende (KofA) vernetzt und über die Internet-Seite des Landkreises transparent gemacht. Träger der KofA sind das Jobcenter Emmendingen, der Caritasverband Landkreis Emmendingen, das Diakonische Werk Emmendingen sowie der Landkreis Emmendingen. Im Projekt „Aktivierung der „Stillen Reserve“ der Agentur für Arbeit Freiburg (Zuständigkeit auch für den Landkreis Emmendingen) werden Frauen nach Erziehungs- und Pflegezeiten auf dem Weg in den Arbeitsmarkt unterstützt und begleitet. Mit individueller Information und Beratung zum beruflichen Wiedereinstieg sowie Qualifizierung können die Perspektiven der Frauen verbessert und die Integrationschancen nachhaltig gesteigert werden. Für Frauen und Männer, die sich selbständig machen wollen, bietet die Wirtschaftsförderungsgesellschaft eine Einstiegs- und Orientierungsberatung sowie die Unterstützung bei der Erstellung eines Geschäftsplanes oder der Standortsuche an. Zudem werden mindestens zweimal im Jahr in Kooperation mit der Wirtschaftsförderung Region Freiburg dezentrale Existenzgründer-Workshops im Landkreis angeboten. Beschlussempfehlung Vor diesem Hintergrund sieht die Kreisverwaltung keinen Bedarf für eine Ausweitung der Arbeit der Freiburger Kontaktstelle Frau und Beruf in den Landkreis Emmendingen.

3

Landratsamt Emmendingen

Drucksache Nr. 20150045

Sitzungsvorlage

Dezernat/Amt:

Emmendingen, den 08.06.2015

Geschäftsbereich Landrat / Hauptamt Datum

Zur Entscheidung an:

22.06.2015

Öffentlich

Nichtöffentlich

Verwaltungsausschuss

I.

Stellenmehrbedarf in der Verwaltung

II.

Es wird folgende Beschlussfassung vorgeschlagen: Der Vermehrung von 3,50 Beschäftigten-Stellen wird zugestimmt.

III.

Sachverhalt: Im Vorgriff auf den Stellenplan 2016 erfordern der erhöhte Zugang von Asylbewerbern und eine neuere Personalbedarfsplanung ein Mehr an Personal. Aufgrund der qualitativen Anforderungen und der bestehenden Auslastung kann der vermehrte Aufgaben- und Arbeitsaufwand nicht dem vorhandenen Personalstamm bewältigt werden. Konkret besteht folgender Bedarf: Sozialamt 2,00 Stellen Entgeltgruppe S 12 Asylbewerberbetreuung (befristet auf 2 Jahre) Amt für Hochbau und Liegenschaften 1,00 Stelle Entgeltgruppe 9 Techniker (Stelle wird spätestens im Jahr 2018 mit der Berentung eines Mitarbeiters wieder aufgehoben) 0,50 Stelle Entgeltgruppe 6 Handwerker Dezernat V 0,25 Stelle Entgeltgruppe 10 mit Zulage nach Entgeltgruppe 11 Juristische Sachbearbeitung (befristet bis September 2017) Nachrichtlich Beschäftigte 1,00 Auszubildender Hygienekontrolle (Kostenträger Rentenversicherung) 3,00 Auszubildende Fleischkontrolle Nach § 8 Ziffer 3 Hauptsatzung ist der Ausschuss für die Bewilligung einer Vermehrung von Stellen zuständig, da diese im Verhältnis zur Gesamtzahl der Stellen unerheblich ist (§ 82 Abs. 3 Ziffer 4 Gemeindeordnung).

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Landratsamt Emmendingen

Drucksache Nr. 20150046

Sitzungsvorlage

Dezernat/Amt:

Emmendingen, den 08.06.2015

I / Amt für Finanzen Datum

22.06.2015

Zur Entscheidung an:

Verwaltungsausschuss

Anlagen:

1

Öffentlich

Nichtöffentlich

I.

Entscheidung über die Annahme von Spenden, Schenkungen und ähnlichen Zuwendungen

II.

Es wird folgende Beschlussfassung vorgeschlagen: Der Verwaltungsausschuss nimmt von den im Zeitraum vom 01.11.2014 bis zum 31.05.2015 eingegangenen Spenden in Höhe von 17.000 € zugunsten des Landratsamtes Emmendingen Kenntnis und stimmt der Annahme zu.

III.

Sachverhalt: In der als Anlage beigefügten Auflistung sind Spenden, welche für den Zeitraum von 01. November 2014 bis zum 31. Mai 2015 gemeldet und unter Vorbehalt angenommen wurden, zusammengefasst. Nach § 7 Ziffer 1.15 in Verbindung mit § 8 Ziffer 11 unserer Hauptsatzung entscheidet der Verwaltungsausschuss über die Annahme von Spenden, Schenkungen und ähnlichen Zuwendungen bis zu einem Betrag von 260.000 €.

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Anlage 1 zu Drucksache Nr. 20150046

Aufstellung über eingegangene Spenden für die Zeit vom 01.11.2014 bis zum 31.05.2015 lfd. Nr.

Datum

Zuwendungsgeber

Zuwendungszweck

Geschäftliche oder dienstl. Sachspende Geldspende € € Beziehungen z. Spender

Landkreis Emmendingen 19.12.2014 Förderverein der GHSE 79312 Emmendingen

2 gebrauchte Fräsmaschinen als Beitrag zu einer zeitgemäßen Ausbildung

ja (Förderverein der GHSE)

17.000

Nachrichtlich: Bekanntgabe von Sponsoringverträgen Fehlanzeige

Saldo

17.000,00

0,00

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