Vorwort. Liebe Leser,

Liebe Leser,

Vorwort

das Jahr neigt sich dem Ende entgegen. 2014 war für die ekom21 von zahlreichen Herausforderungen geprägt, aber auch voller schöner Erfolge. Erfolge, die wir gerne teilen – mit Menschen, denen es nicht so gut geht. Deshalb haben wir – wie schon in den vergangenen Jahren – auf Weihnachtsgeschenke für unsere Kunden verzichtet und den Betrag gespendet.

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Dieses Jahr unterstützen wir das Kinderhospiz Bärenherz in Wiesbaden. Hier werden Kinder mit einer lebensverkürzenden Erkrankung betreut, gepflegt und begleitet. Außerdem haben wir wieder die „Tour der Hoffnung“, die sich seit 30 Jahren um krebs- und leukämiekranke Kinder kümmert, bedacht. Nicht zuletzt Ihnen ist es zu verdanken, dass wir solche humanitären Projekte immer wieder unterstützen können. Dafür und für die sehr angenehme und vertrauensvolle Zusammenarbeit in 2014 möchten wir uns recht herzlich bei Ihnen bedanken. Wir würden uns freuen, wenn Sie uns auch im kommenden Jahr Ihr Vertrauen schenken. Im Namen unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, des Verbandsvorstandes und des Aufsichtsrates wünschen wir Ihnen ein ruhiges und besinnliches Weihnachtsfest, frohe Festtage sowie viel Gesundheit und Erfolg im Jahr 2015.

Ihr Bertram Huke

Ihr Ulrich Künkel

owi21 ist ausgezeichnet Von Stefan Thomas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ein Stück näher zusammen rücken Von Stefan Thomas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Großes Interesse an IKZ Von Armin Schnorr und Wilhelm Wecker . . . . . . . . . . . . . . Sicherheit geht vor Von Stefan Thomas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Erfolgsstory auf hessisch Von Stefan Thomas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . LWV entscheidet sich für LOGA Von Stefan Thomas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Tonnen CO2 eingespart Von Stefan Thomas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Potentiale ausschöpfen Von Stefan Thomas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Jubiläum: 5 Jahre efi21

Inhalt

Von Tuba Süer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Erfolgreiches Projekt bei den Lahn-Dill-Kliniken Von Cäcilia Franz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kommunale Beitragsermittlung mit GIS Von Michael Schober, Softplan Informatik GmbH . . . . . . Gießen ganz vorne beim Berechtigungskonzept Von Ute Döring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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10 Jahre owi21

Projekte

Spezial

Bei der Übergabe: Hans-Dieter Wieden und Bertram Huke (hinten, v.l.n.r.) sowie Ulrich Zimmermann, Hermann Walter und ekom21-Fachbereichsleiter Thomas Kraft (vorne, v.l.n.r.)

owi21 ist ausgezeichnet Positiver Revisionsbericht vorgelegt Von Stefan Thomas Dass owi21 ein grundsolides Verfahren ist beweist eigentlich schon, dass die Ordnungswidrigkeitenlösung nicht nur in Hessen, sondern auch in BadenWürttemberg, Schleswig-Holstein, Sachsen-Anhalt, Thüringen und bei der Freien und Hansestadt Hamburg im Einsatz ist. Vor kurzem erhielt die ekom21 eine weitere positive Bestätigung für die Software.

Positives Urteil Das Revisionsamt der Stadt Frankfurt am Main übergab den Revisionsbericht 51/2013 vom 16. Juli 2014.

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Darin ist dem Verfahren ein produktiver Betrieb ohne Beanstandungen, eine komfortable und sichere Sachbearbeitung, eine fehlerfreie Bearbeitung sowie ein Zugriffsberechtigungsverfahren, das voll den Anforderungen entspricht, attestiert worden. Ferner wurde auf die Bestätigung des Wirtschaftsprüfungsunternehmens KPMG Bezug genommen, das owi21 die grundsätzliche Eignung, die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung zu erfüllen, bescheinigt. Bei der Revision der Stadt Frankfurt am Main handelt es sich um eine vorgeschriebene Verfahrensprü-

Intern

Verfahren

fung gemäß Hessischer Gemeindeordnung (HGO), Gemeindekassenverordnung (GemKVO), Revisionsordnung und Vereinbarung zwischen der Stadt Frankfurt am Main und der ekom21. Es war die zweite Prüfung von owi21, die das Revisionsamt der Stadt durchführte.

Umfassendes Testat Der rund 30-seitige Bericht umfasst dabei mehrere Prüfungsbereiche: Leistungsmerkmale, Verfahrensfunktionen, Systemkonzept, Einsatz in der Sachbearbeitung, Datenschutz und Datensicherheit, Verfahrensstabilität, Zugriffsschutz und Anwenderbetreuung – um nur einige wenige zu nennen. Gewürdigt wurde auch die Zertifizierung der ekom21 nach ISO 27001 auf Basis von IT-Grundschutz des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Mehrere Monate – mit Unterbrechungen – waren die Revisoren mit der Prüfung der Software beschäftigt. Rund fünf Ordner an Dokumentationen wurden allein von der ekom21 in elektronischer Form für diese Prüfung zur Verfügung gestellt und begutachtet – ganz abgesehen von den zahlreichen Unterlagen des Ordnungsamts und Straßenverkehrsamts der Stadtverwaltung Frankfurt am Main, die genau unter die Lupe genommen wurden.

Motivation und Ansporn Zur Übergabe des Berichtes waren Revisionsamtsleiter Hans-Dieter Wieden, der Referatsleiter IKTPrüfung, Ulrich Zimmermann, und Prüfer Hermann Walter eigens zum ekom21-Sitz nach Gießen gefahren. Bertram Huke, Geschäftsführer des hessischen IT-Dienstleisters, nahm den Bericht entgegen und zeigte sich sichtlich zufrieden mit dem Prüfungsergebnis: „Es freut uns besonders, dass die Stadt Frankfurt am Main, einer unserer größten Kunden im Ordnungswidrigkeitswesen, ein solch positives Urteil über owi21 ablegt“. Auch ekom21-Geschäftsführer Ulrich Künkel äußerte sich zufrieden: „Das Testat der Stadt Frankfurt am Main ist für uns nicht nur eine Bestätigung, sondern vielmehr Motivation und An-

sporn, den Entwicklungsstand von owi21 immer weiter zu verbessern“.

Kommunen profitieren Von dem Revisionsbericht der Frankfurter Stadtverwaltung können auch andere Kommunen profitieren. Denn jede Verwaltung hat grundsätzlich eine Verfahrensprüfung durchzuführen, wie der Frankfurter Bericht deutlich macht: „… Für jeden einzelnen kommunalen Anwender gilt, dass nach § 131 Abs. 1 Nr. 4 Hessische Gemeindeordnung das für ihn zuständige Rechnungsprüfungsamt bei Einsatz automatischer Datenverarbeitungsanlagen im Finanzwesen die Verfahren zu prüfen hat ...“. Allerdings kann nach der HGO auf eine Prüfung verzichtet werden, soweit durch Erlass vom 18.02.2010 Ausnahmen zugelassen sind. Für andere Kommunen ist dieser Hinweis – und nicht zuletzt die Prüfung durch das Frankfurter Revisionsamt – sehr hilfreich, denn: „… Bei Anwendung desselben Verfahrens durch mehrere Gemeinden entscheidet gemäß Ziffer II des genannten Erlasses das örtlich zuständige Rechnungsprüfungsamt in eigener Verantwortung, ob nach dem hier vorliegenden Bericht über die Verfahrensprüfung eine eigene ergänzende Prüfung erforderlich ist...“. Dennoch hat sich jede Kommune davon zu überzeugen, ob owi21 im eigenen Zuständigkeitsbereich unverändert übernommen worden ist. Der positive Revisionsbericht der Stadt Frankfurt am Main endet jedenfalls mit der Feststellung: „… Wir bestätigen, dass die aktuelle Version 3 von „owi21“ bei sachgerechter Anwendung die Voraussetzungen für eine den Ordnungsmäßigkeitskriterien entsprechende richtige Verarbeitung von Ordnungswidrigkeiten aller Art erfüllt. Die notwendige Freigabeerklärung gemäß § 5 Abs. 5 GemKVO kann von der jeweils örtlich zuständigen Stelle abgegeben werden …“.

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10 Jahre owi21

Projekte

Spezial

„Wir freuen uns sehr auf die kommende Zusammenarbeit. Beide Bundesländer rücken mit dieser Kooperation ein Stück näher zusammen“. Bertram Huke

Ein Stück näher zusammen rücken Hessen und Rheinland-Pfalz schließen Vereinbarung Von Stefan Thomas Zur IT-Fachmesse „eXPO“ unterzeichneten am 4. Juni 2014 der Gemeinde- und Städtebund Rheinland-Pfalz, die Gesellschaft für Kommunikation und Wissenstransfer mbH (KommWis) sowie die ekom21 eine Kooperationsvereinbarung.

neue Konzepte und den Einsatz moderner Technologien. Zur Erfüllung dieser Aufgaben und im Interesse der Optimierung von Organisationsstrukturen vereinbarten die Partner eine Zusammenarbeit im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung.

Umfangreiche Ziele

Arbeitsgruppe gebildet

Eines der vielen Ziele ist die Vertiefung der partnerschaftlichen Zusammenarbeit der Parteien, die bereits im Bereich Kfz-Zulassungswesen „VIATO® Z“ erfolgreich kooperieren.

Projektziel ist außerdem, dass die KommWis und die ekom21 Kooperationsmöglichkeiten erarbeiten. Hierfür wurde ein gemeinsames Team gebildet, das ein Zusammenarbeitskonzept vorlegen soll. Ausgehend von dieser Ausarbeitung werden dann die Einzelheiten einer interkommunalen Zusammenarbeit in weiteren Einzelverträgen zwischen den Kooperationspartnern mit den entsprechenden Rechten und

Mit Abschluss dieser Vereinbarung soll die Kooperation der Vertragsparteien vertieft werden. Die steigenden Anforderungen an die Aufgabenerfüllung sowie die Umsetzung von IT-Lösungen, erfordern

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Intern

Verfahren

Vertragsunterzeichnung auf der eXPO: Dr. Wolfgang Neutz, Winfried Manns, Herbert Benz, Ulrich Künkel und Bertram Huke (v.l.n.r.)

Pflichten konkretisiert. Dabei finden die vergaberechtlichen Kriterien entsprechende Beachtung. Außerdem richteten die Kooperationspartner ein gemeinsames Steuerungsgremium ein, das die Grundsätze der Zusammenarbeit fortschreibt. In diesem Lenkungsausschuss haben die Kooperationspartner aus Rheinland-Pfalz und Hessen ein paritätisches Mitspracherecht.

schäftsführer des Städtetages Rheinland-Pfalz, und vom KommWis-Geschäftsführer Herbert Benz unterschrieben. Alle Unterzeichner werteten die Kooperationsvereinbarung als große Chance für Rheinland-Pfalz und Hessen.

Große Chance Die Kooperationsvereinbarung wurde von den beiden ekom21-Geschäftsführern Bertram Huke und Ulrich Künkel, vom Verbandsdirektor des Gemeinde- und Städtebundes Rheinland-Pfalz, Winfried Manns, von Dr. Wolfgang Neutz, Hauptge-

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10 Jahre owi21

Projekte

Spezial

Bei der Begrüßung: ekom21-Geschäftsführer Bertram Huke

Großes Interesse an IKZ Interkommunale Zusammenarbeit lohnt sich Von Armin Schnorr und Wilhelm Wecker Mehr als 150 Teilnehmer besuchten am 10. September 2014 die Fachtagung „Interkommunale Zusammenarbeit im Finanzwesen“ in der ekom21-Geschäftsstelle Gießen, zu der das Kompetenzzentrum für Interkommunale Zusammenarbeit (KIKZ) und die ekom21 eingeladen hatten.

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Projekte gewürdigt Nach der Eröffnung und Begrüßung durch den Geschäftsführer der ekom21, Bertram Huke, erfolgten Grußworte von Dr. Jürgen Dieter (Direktor Hessischer Städtetag).

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Verfahren

Die entsprechenden Fachvorträge und Bilder der Veranstaltung sind für Sie über die Homepage der ekom21 abrufbar.

Staatssekretär Werner Koch

Staatssekretär Werner Koch (Hessisches Ministerium des Inneren und für Sport) erläuterte die Sichtweise der Landesregierung zum Thema Interkommunale Zusammenarbeit unter besonderer Würdigung der bereits umgesetzten Projekte. Im Anschluss fanden fachspezifische Vorträge und Berichte von Umsetzungsprojekten aus der Praxis statt. Den Abschluss bildete die Erläuterung des Förderprogramms durch den Geschäftsführer des Kompetenzzentrums für Interkommunale Zusammenarbeit (KIKZ), Claus Spandau.

Claus Spandau, Geschäftsführer des Kompetenzzentrums für IKZ

Positives Fazit Als Resümee der Fachtagung bleibt festzuhalten, dass das Thema der Interkommunalen Zusammenarbeit – in den unterschiedlichsten Feldern – in den kommenden Jahren immer mehr in den Fokus rücken wird. Dies konnte man auch aus den Aussagen vieler Teilnehmer der Veranstaltung ableiten. Weiterhin wurden seitens der teilnehmenden Kommunen die Möglichkeiten der Unterstützung durch das KIKZ und die ekom21 als Angebot für kommende Projekte begrüßt. Sollten Sie weitere Informationen zu diesem Thema benötigen oder bereits in konkreten Planungen sein, können Sie uns gerne kontaktieren. Wir unterstützen Sie gerne bei Ihren Projekten. Für die unterschiedlichsten Felder der Interkommunalen Zusammenarbeit liefern wir Ihnen in Zusammenarbeit mit dem KIKZ individuelle Lösungen für Ihre Bedürfnisse.

Dr. Jürgen Dieter, Direktor des Hessischen Städtetages

Wilhelm Wecker eMail: [email protected] berät Sie gerne.

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Projekte

Spezial

Sicherheit geht vor Staatssekretär beeindruckt Von Stefan Thomas Am Rande der Fachtagung „Interkommunale Zusammenarbeit im Finanzwesen“ informierte sich Staatssekretär Werner Koch (Hessisches Ministerium des Inneren und für Sport) über die umfangreichen Datenschutz- und Datensicherheitsmaßnahmen der ekom21.

BSI-Zertifikat Nicht ganz ohne Stolz präsentierte ekom21Geschäftsführer Bertram Huke eine großformatige Ausgabe des IT-Sicherheitszertifikats nach ISO 27001, besser bekannt als BSI-Zertifizierung. Die ekom21 erhielt diesen vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) herausgegebenen Qualifizierungsnachweis erstmals 2009. Im Laufe der Jahre wurden außerdem sogenannte Re-Zertifizierungen (wiederholte Prüfungen) erfolgreich absolviert. Das aktuelle Zertifikat ist bis 2015 gültig. Der Aufwand für das mehrstufige Sicherheitskonzept der ekom21 ist enorm und die laufenden Anstrengungen hoch – aber am Ende steht die beruhigende Gewissheit, dass diese Maßnahmen im wahrsten Sinne des Wortes „ausgezeichnet“ sind.

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Sicherheit zuerst Dem Staatssekretär erläuterte Herr Huke die derzeitige Lage: Mehr als 100 Millionen Transaktionen werden monatlich im Rechenzentrum der ekom21 ausgeführt – hauptsächlich Einwohner-, Kfz-, Ordnungswidrigkeiten- oder Steuerdaten. Viele personenbezogene Informationen werden im Zuge der Modernisierung online übertragen. Diese Daten werden für Betrügereien immer interessanter. Die Zahlen, die das Gefährdungspotential verdeutlichen, sprechen für sich: Die Sicherheitsvorkehrungen der ekom21 wehren monatlich an die 20.000 unberechtigte Zugriffsversuche und Attacken ab. Darunter ist zu verstehen, dass „Hacker“ versuchen, in die Datenbanken des ekom21-Rechenzentrums einzudringen. Hier sind die persönlichen Daten von rund 70% aller hessischen Einwohner gespeichert. Rund 3 Millionen SPAM-, Viren- und trickbetrügerische Phishing-Mails werden pro Monat aus den Postfächern der ekom21Kunden herausgefiltert. Tendenz steigend. Besonders kritisch sind die sogenannten „Trojaner“, also Mails, die einen Anhang beinhalten, der dann Viren auf den Computer überträgt und somit ein Sicherheitsrisiko für alle anderen angeschlossenen PC bedeutet.

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Verfahren

Umfangreiche Maßnahmen „Unsere Bemühungen gehen weit über die gewöhnlichen Standards des normalen Datenschutzes hinaus“ erklärte Bertram Huke dem Staatssekretär. Kein Wunder: Die Liste der nach ISO 27001 zertifizierten Dienstleister ist kurz. Bundesweit sind beispielsweise nur drei öffentliche Rechenzentren darunter. Eines davon ist die ekom21, wobei der IT-Dienstleister nicht nur seinen Rechenzentrumsbetrieb, sondern sämtliche Aktivitäten seines Hauses, zertifiziert hat – also von der Pförtnerloge bis zum Hochsicherheitstrakt des Rechenzentrums. Das kann kein anderes öffentliches Rechenzentrum vorweisen. Der Staatssekretär zeigte sich vom Stand der Sicherheit und den umfangreichen Maßnahmen beeindruckt. Sicherheit im Fokus: Matthias Klose (Leiter Stab Geschäftsführung), Claus Spandau (Geschäftsführer KIKZ), ekom21-Geschäftsführer Bertram Huke und Staatssekretär Werner Koch

Hardware zu günstigen Preisen Europaweite Ausschreibung abgeschlossen Von Stefan Thomas Die ekom21 hat ihre europaweite Ausschreibung für Hardware abgeschlossen und bereits den Zuschlag an sechs Bieter vergeben. Mitglieder und Kunden können sich auf eine breite Hardware-Palette zu günstigen Preisen freuen. Ab 1. Januar 2015 können neben Arbeitsplatz-PCs, Notebooks, Monitoren, Arbeitsplatz- und Tintenstrahldruckern auch Server,

Thin-Clients, Networking-Komponenten, Storages, Mobile Devices (IOS-, Android-, Windows-Tablets) sowie Multifunktionsdrucker inklusive aller Serviceleistungen beschafft werden. In der nächsten Ausgabe informieren wir Sie ausführlich.

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10 Jahre owi21

Projekte

Spezial

Erfolgsstory auf hessisch owi21 seit 10 Jahren produktiv Von Stefan Thomas Das Ordnungswidrigkeitensystem owi21 ist nun seit zehn Jahren auf dem Markt. Was bescheiden in Hessen begann, ist mittlerweile in fünf weiteren Bundesländern eingesetzt: In Baden-Württemberg, Schleswig-Holstein, Sachsen-Anhalt, Thüringen und bei der Freien und Hansestadt Hamburg.

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Ablösung HESOWI Die Erfolgsstory von owi21 begann zugegebenerweise wenig spektakulär. Am 6. März 2001 lud die damalige Kommunale Informationsverarbeitung in Hessen (KIV) zu einer Sitzung ein. Titel: „Ablösung des seit 25 Jahren erfolgreich eingesetzten Verfah-

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Verfahren

rens HESOWI“. Ziel sollte die Neuentwicklung eines modernen und zukunftsweisenden Systems zur Bearbeitung von Ordnungswidrigkeiten sein. Eine kleine Gruppe von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Zentralen Bußgeldstelle in Kassel, der Bußgeldstelle der Stadt Frankfurt am Main, der KIV in Hessen und des KGRZ Kassel trafen sich in der damaligen ekom21-Geschäftsstelle im Darmstädter Stadtteil Kranichstein. Später kamen weitere Mitglieder aus Kommunalverwaltungen dazu – alle mit dem Ziel, die automatisierte Bearbeitung von Ordnungswidrigkeiten zu revolutionieren. Detlef Erdmann, Leiter Informationstechnik der Zentralen Bußgeldstelle beim Regierungspräsidium Kassel und Mann der ersten Stunde, erinnert sich: „Anhand von Prototypen ist die am besten geeignete Systemumgebung ermittelt worden und eine Arbeitsgruppe aus Owi-Fachleuten hat Arbeitsabläufe und Aufgaben beschrieben, die es dann im damals noch namenlosen Owi-Programm abzubilden galt. Nicht nur die Fachleute gaben ihr Bestes, sondern auch die Kaffeemaschinen“. Der anfängliche Slogan „Mit Kunden für Kunden“ schien den Mitgliedern der Arbeitsgruppe schon bald überholt. Zwischenzeitlich hatte das Verfahren nämlich außerordentliche Dimensionen eingenommen. Immer mehr und immer größere Entwicklungssprünge wurden umgesetzt und das „kindliche“ owi21 erfuhr einen Wandel zum „ausgewachsenen“ Status. Schon bald setzte sich der Slogan „Von Praktikern für Praktiker“ durch.

Erfolgsstory Wie geplant, wurde am 5. Januar 2004 der Produktionsbetrieb von owi21 aufgenommen. Die Daten von zunächst 23 Kommunen wurden übergeleitet und Anfang Februar 2004 gingen rund 50 weitere Kommunen aus den Räumen Kassel und Wiesbaden in den Echtbetrieb. Im März 2004 hatten sich nochmals 120 Kunden an der Überleitung beteiligt und bis Mai 2004 arbeiteten dann 288 hessische Kommunen und die ZBS mit owi21. Am 1. Januar 2005 wurden bereits 4,6 Millionen Fälle abgewickelt.

Im Juni 2005 begann die Migration bei 470 Kommunen in Baden-Württemberg, im Juli wurden die ersten Verwaltungen in Schleswig-Holstein und Thüringen migriert. Die elektronische Akte (eAkte) wurde im März 2005 eingeführt, im April das Projekt eRV-OWi (elektronischer Rechtsverkehr in OWi-Sachen) gestartet und im August kam der elektronische Postzustellungsauftrag (ePZA) dazu. Zwei Jahre später erfolgte der nächste Evolutionsschritt: Die Anforderungen an eine „mobile“ Variante kamen auf. Auf einfache Art und Weise sollten Anzeigen mit PDAs oder Smartphones vor Ort und vor allem papierlos erfasst werden können. So wurde „owi21ToGo“ geboren, die mobile Variante des Ordnungswidrigkeitensystems. Heute nutzen über 100 Kunden das „owi21 zum Mitnehmen“ und haben bislang mehr als eine Million Fälle abgewickelt. Insbesondere die Ausstattung der hessischen Polizei, als derzeit größten owi21ToGo-Kunden, macht die mobile Variante zu einer weiteren Erfolgsgeschichte im Bereich der Ordnungswidrigkeiten. Weiter ging es im April 2011 mit dem Produktionsbeginn von owi21 bei der Freien und Hansestadt Hamburg, gefolgt vom Projektstart in Sachsen-Anhalt Anfang 2012 und der Inbetriebnahme im Mai 2014.

Vorzeigeprodukt owi21 ist mit dem Einsatz in sechs Bundesländern eine der erfolgreichsten Softwarelösungen in Deutschland. Mehr noch: Mit bundesweit 19,8 Millionen Fällen ist das Ordnungswidrigkeitenverfahren eines der „Vorzeigeprodukte“ der ekom21. Im Laufe der Jahre ist owi21 bei ungezählten Messen und Veranstaltungen (CeBIT, KOMCOM, DiKOM, Moderner Staat, eXPO) von Ministerpräsidenten, Bundes- und Landesministern, Europaabgeordneten, Staatssekretären und andern politischen Vertretern, abgesehen von unzähligen kommunalen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, unter die Lupe genommen worden. Die Akzeptanz von Verwaltung und Politik ist auch eine der Erfolgsfaktoren von owi21.

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Auf diesen Erfolgen will sich die ekom21 allerdings nicht ausruhen. Im Gegenteil: Die Erneuerung von owi21 wird in der nächsten Zeit einen breiten Raum einnehmen.

Projekte

Spezial

Die Anwender dürfen sich also auf ein weiterhin modernes und optimiertes Verfahren zur Bearbeitung von Ordnungswidrigkeiten freuen – getreu dem Motto „Von Praktikern für Praktiker“.

owi21 in Zahlen Hessen Beginn: 2004

5,5 Millionen abgeschlossene Fälle pro Jahr 6,6 Millionen Kuvertierungen und Frankierungen 2.200 Benutzer 290 Kunden (Gemeinden, Städte, Landkreise und staatliche Stellen)

Baden-Württemberg Beginn: Oktober 2005 Partner: Regionale Rechenzentren (RZ-BW): KIRU Ulm, KDRS Stuttgart, KIV BF Karlsruhe

8,3 Millionen abgeschlossene Fälle pro Jahr 5.800 Benutzer 470 Kunden (Gemeinden, Städte, Landkreise und staatliche Stellen)

Schleswig-Holstein Beginn: März 2006 Partner: Dataport

1,2 Millionen abgeschlossene Fälle pro Jahr 230 kommunale Benutzer, ca. 4.800 Benutzer bei der Polizei 40 kommunale Kunden (Gemeinden, Städte, Landkreise) sowie die Polizei in Schleswig-Holstein

Freistaat Thüringen Beginn: November 2005 Partner: Thüringer Landesrechenzentrum (TLRZ) Erfurt

72.500 abgeschlossene Fälle pro Jahr 100 Benutzer 25 kommunale Kunden

Freie und Hansestadt Hamburg Beginn: April 2011 Partner: Dataport

1,45 Millionen abgeschlossene Fälle pro Jahr 120 Benutzer Behörde für Inneres und Sport Einwohner Zentralamt, Zentrale Bußgeldstelle

Bußgeldstellen (gemäß Zuständigkeitsverordnung Bußgeldbehörden für Verkehrsordnungswidrigkeiten) Regierungspräsidium Kassel

Zentrale Bußgeldstelle des Landes Hessen 1,3 Millionen Fälle pro Jahr

Frankfurt am Main

Stadt Frankfurt am Main 900.000 Fälle pro Jahr Quelle: Thomas Kalwak, ekom21

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Intern

Verfahren

Dr. Zoubek verabschiedet 18 Jahre im Finanzausschuss Von Stefan Thomas Im Rahmen des Strategiemeetings der Gremien wurde Dr. Gerhard Zoubek verabschiedet. Der frühere Bürgermeister der Stadt Haiger (Lahn-DillKreis) hatte sein Mandat im Finanzausschuss niedergelegt, da er – nach 24 Jahren als Rathaus-Chef – in den wohlverdienten Ruhestand ging. Seit dem 16. September1996 war Dr. Zoubek ständiges Mitglied im Finanzausschuss, also noch zu Zeiten der Kommunalen Informationsverarbeitung in Hessen (KIV). Der Aufsichtsratsvorsitzende Oswin Veith (MdB) verabschiedete Dr. Zoubek und bedankte sich für die jahrzehntelange sehr gute Zusammenarbeit. Veith betonte, dass Dr. Zoubek alle wesentlichen Hochs und Tiefs, wichtigen Entscheidungen sowie die Zusammenführung der hessischen KGRZ zur ekom21 immer konstruktiv begleitet hat. Er lobte seine ruhige, sachliche und stets nach vorne blickende Art. „Dafür will ich Ihnen ausdrücklich im Namen des Unternehmensverbundes ekom21 – KGRZ Hessen sehr herzlich Dank sagen“, so Veith. Den Glück-

Gerhard Schultheiß, Dr. Gerhard Zoubek, Bertram Huke, Ulrich Künkel und Oswin Veith (MdB)

wünschen schlossen sich der Vorsitzende des Verbandsvorstandes, Gerhard Schultheiß, sowie die Geschäftsführer der ekom21, Bertram Huke und Ulrich Künkel, an. Unter viel Applaus bedankte sich Dr. Zoubek für die anerkennenden Worte. Es war ihm in all den Jahren immer wichtig, wie er betonte, das Unternehmen nach vorne zu bringen und die kommunale Ebene zu unterstützen.

Heute schon vormerken Wichtige Termine für 2015 Von Stefan Thomas Auch 2015 gibt es wieder eine Menge Termine, die Sie sich schon heute vormerken sollten. Neben vielen Infotagen, Workshops und Produktpräsentationen, zu denen wir Sie noch gesondert einladen, werden die CeBIT, die eXPO 2015 und die Gremiensitzungen wieder einen Schwerpunkt im ekom21-Veranstaltungskalender einnehmen. Hier ein kurzer Überblick.

CeBIT – 16.-20.03.2015, Messegelände Hannover eXPO 2015 – 10.06.2015, Congress Park Hanau Verbandsversammlung – 30.06.2015 und 10.12.2015 jeweils im Bürgerhaus Butzbach Verbandsvorstand und Aufsichtsrat – 12.03.2015, 15.06.2015, 17.09.2015 und 30.11.2015 Finanzausschuss – 23.06.2015 und 03.12.2015

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Verbandsversammlung, Gießen

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Heiligabend

1. Weihnachtsfeiertag

2. Weihnachtsfeiertag

Silvester

www.ekom21.de

Neujahr

Heilige Drei Könige

Valentinstag

CeBIT, Hannover

CeBIT, Hannover

CeBIT, Hannover

CeBIT, Hannover

CeBIT, Hannover

Schulferien in Hessen: Weihnachtsferien: 22.12.2014-10.01.2015 Osterferien: 30.03.2015-11.04.2015

Karfreitag

Ostersonntag

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Tag der Arbeit

Christi Himmelfahrt

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Fronleichnam

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Verbandsversammlung, Butzbach

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Gießen 0641.9830-3999

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Service-Rufnummern der ekom21: Darmstadt 06151.704-3999 Kassel 0561.204-3999

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Projekte

Spezial

LWV entscheidet sich für LOGA 1.600 Abrechnungsfälle Von Stefan Thomas Der Landeswohlfahrtsverband Hessen (LWV) und die ekom21 haben eine Vereinbarung über die Nutzung des Personalmanagementsystems LOGA sowie weitere in diesem Zusammenhang stehende Dienstleistungen geschlossen.

Langjährige Partner Der LWV ist ein Zusammenschluss der hessischen Landkreise und kreisfreien Städte, dem soziale Aufgaben übertragen wurden. Sitz und gleichzeitig Hauptverwaltung ist Kassel, es werden weitere Regionalverwaltungen in Darmstadt und Wiesbaden unterhalten. Der LWV ist ein so genannter Kommunalverband höherer Ordnung in der Rechtsform einer Körperschaft des öffentlichen Rechts. Grundlage ist das „Gesetz über den Landeswohlfahrtsverband Hessen“. Neu ist die Partnerschaft nicht, denn der LWV ist schon seit langem Mitglied bei der ekom21. Und

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seit Mitte 2012 betreibt der LWV die Infrastruktur seines Rechenzentrums in den Räumen der ekom21. Mit ein Punkt für die damalige Entscheidung war der hohe Standard im Bereich Datenschutz- und Datensicherheit. Schließlich ist die ekom21 seit 2009 stolze Besitzerin des Zertifikats nach ISO 27001 auf Basis von IT-Grundschutz.

Alles nach Plan Die Bereiche Datenschutz und Datensicherheit spielten auch bei der jetzigen Entscheidung eine Rolle. Vor allem aber musste für den Systemwechsel im Personalmanagement ein kompetenter Partner für den reibungslosen Übergang gefunden werden. Was lag da näher, als die ekom21? Das Projekt nahm rasch Formen an. Bei Projektstatusterminen sind der Projektplan und die fachlichen Abstimmungen beim LWV besprochen worden. Sämtliche Termine wurden bisher eingehalten. Die

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Verfahren

Freuen sich auf die Zusammenarbeit (v.l.n.r.): ekom21-Geschäftsführer Bertram Huke, Armin Merle (Leiter Stab „Strategische Geschäftsfeldentwicklung“), Leitender Verwaltungsdirektor Helmut Siebert (LWV), Klaus-Peter Kreuder (Leiter Fachbereich Personalwesen) und Ulrich Künkel (Geschäftsführer der ekom21)

LOGA-Grundschulungen für insgesamt 27 Personen sind bereits durchgeführt worden und auch der ASPZugriff (Application Service Providing) ist schon realisiert. Die Datenmigration für 1.600 Personalfälle ist ebenfalls abgeschlossen, so dass die Testphase mit Parallelläufen gestartet wurde. Es wird LOGA im ASP-Betrieb bei der ekom21 zum Einsatz kommen und als Routinebeginn für die LOGA-Entgeltabrechnung ist der 1. Januar 2015 terminiert. 1.600 Fälle werden dann über LOGA abgerechnet. Als weitere Module wird der LWV den LOGA-Auswertungsgenerator und das Modul LOGA-Reisekostenabrechnung nutzen.

Der LWV Ziel des LWV ist, sein Handeln an den Bedürfnissen und Wünschen kranker, behinderter und sozial be-

nachteiligter Menschen zu orientieren. Außerdem ist er überörtlicher Träger der Sozialhilfe und unterstützt dabei behinderte und kranke Menschen durch individuelle, bedarfsgerechte Leistungen – beim Betreuten Wohnen sowie in voll- und teilstationären Einrichtungen. Als Integrationsamt ist der LWV Partner für schwerbehinderte Menschen im Beruf und deren Arbeitgeber. Mit seinen Leistungen fördert er die Teilhabe schwerbehinderter Menschen am Arbeitsleben. Mehr noch: Als Hauptfürsorgestelle ist er überörtlicher Träger der Kriegsopferfürsorge und betreut die in Hessen lebenden Kriegs-, Wehrdienst- und Zivildienstbeschädigten sowie deren Familienmitglieder und Hinterbliebene. Des Weiteren ist der LWV Träger von Schulen mit den Kernpunkten Sehen und Hören sowie emotionale und soziale Entwicklung. Alleine fünf Schulen haben ihren Förderschwerpunkt auf kranke Schülerinnen und Schüler gerichtet.

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Projekte

Spezial

Bei der Übergabe der CO2-Kompensationsurkunde (v.l.n.r.): Torsten Eckhardt (Geschäftsführer der Fröhlich Handelsgesellschaft mbH), Hans-Jürgen Wieczorek (ekom21-Fachbereichsleiter IT-Produkte), Gabriele Büsse (ekom21-Unternehmensbereichsleiterin IT-Operations), Bertram Huke (Geschäftsführer der ekom21) und Axel Wetten (Gebietsverkaufsleiter Kyocera)

67 Tonnen CO2 eingespart Urkunde für ekom21 Von Stefan Thomas Die ekom21 zeigt mit ihrer „Initiative Grüne Zukunft“ schon seit langem Verantwortung für Umweltschutz und Nachhaltigkeit. So werden zum Bei-

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spiel im Druckzentrum ePrint21 ausschließlich recyclebare Materialien verwendet und außerdem sämtliche Zulieferer auf Einhaltung des Green-IT-

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Verfahren

Gedankens überprüft. Darüber hinaus wurde im ekom21-Rechenzentrum der Stromverbrauch von 220 Kilowatt auf 45 kW reduziert, womit sich der CO2-Ausstoß in fünf Jahren um rund 3.400 Tonnen vermindert. Nun konnte sich die ekom21 über eine weitere Auszeichnung in Sachen Umwelt- und Klimaschutz freuen.

Treibhausgas eingespart Von der Kyocera Document Solutions Deutschland GmbH wurde eine Urkunde überreicht, die der ekom21 aufgrund Verwendung von klimaneutralem Toner eine Ersparnis von 67 Tonnen CO2 bescheinigt. So sind alle Originaltoner von Kyocera seit dem 1. Mai 2013 klimaneutralisiert und somit CO2-neutral. Dabei wird die Menge an dem schädlichen Kohlenstoffdioxid kompensiert, die bei Rohstoffgenerierung, Produktion, Verpackung, Transport und Verwertung der Toner entsteht. Seit dem Projektstart im Mai 2013 konnten insgesamt über 21.000 Tonnen des Treibhausgases kompensiert werden. Es bleibt aber nicht nur bei diesem unmittelbaren Umweltschutzaspekt, die Zusammenarbeit mit Kyocera hat auch weitere positive Auswirkungen. Der ekom21-Partner unterstützt im Rahmen seines Programmes „Print green“ die weltweite Organisation „myclimate“. Es handelt sich hierbei um eine gemeinnützige Stiftung, die 2002 gegründet wurde und mit dem Slogan „Protect our planet“ (engl.: Schützt unseren Planeten) wirbt. Ziel ist es, globale Lösungsansätze für umweltverträglicheres Handeln zu entwickeln und anzubieten. Die Stiftung möchte den Klimaschutz über Vermeidung, Reduktion und Kompensation fördern und unterstützt so rund 70 Klimaprojekte in 29 Ländern weltweit.

eine Einsparung von knapp 15.000 Tonnen Feuerholz zur Folge hat – und das pro Jahr. Hintergrund ist, dass in den ländlichen Gemeinden im Siaya-County (ein Gebiet im Westen Kenias) auf offenen Feuerstellen gekocht wird, was Unmengen an Feuerholz verbraucht. Dank kommunaler Sparund Darlehensgemeinschaften – und eines Projektes von myclimate – können sich die Menschen nun effiziente Kocher leisten. Dies reduziert wiederum die Nachfrage nach Feuerholz, schützt die lokalen Wälder und vermindert CO2-Emissionen. Diese Kochstellen verbrauchen 40–50 Prozent weniger Feuerholz und werden mit lokal verfügbaren Materialien und von lokalen Handwerkern hergestellt. Haushalte sparen dadurch Geld und Zeit für die Beschaffung von Feuerholz. Zudem wird durch den besseren und effizienteren Verbrennungsprozess die Luftqualität im Innern der Haushalte deutlich verbessert und Atemwegserkrankungen reduziert. Mehr als 650 lokale Spar- und Darlehensgruppen sind im Zuge des Projektes ebenso entstanden, wie über 80 permanente Arbeitsplätze. myclimate subventioniert einen Teil der Baukosten für diese Kochstellen und unterstützt auch die Ausbildung von lokalen Handwerkern in der Herstellung dieser Kocher. Dank Kyocera, der ekom21 und Fachhändlern (wie zum Beispiel der ekom21-Zuliefererfirma Fröhlich GmbH) nimmt das Projekt „Effiziente Kocher für Kenia“ immer konkretere Formen an. Die ekom21 freut sich, nicht nur etwas für den aktiven Klimaschutz zu tun, sondern auch wichtige Projekte zu unterstützen, die in der Dritten Welt „Hilfe zur Selbsthilfe“ fördern.

Kocher für Kenia Das von Kyocera unterstützte Projekt nennt sich „Effiziente Kocher für Kenia“. Dadurch wurden bislang mehr als 9.000 effiziente Kochstellen installiert, was

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10 Jahre owi21

Projekte

Spezial

Bei der rw21-Einführung (v.l.n.r.): Thomas Ellenberger (ekom21), Friso Dirksen (Lorenz Orga-Systeme), Christine Moneke, Waldemar Völk, Projektleiter Mario Ripp (alle Stadt Griesheim) und Hubert Kick (Kommunalberater ekom21)

Potentiale ausschöpfen Griesheim nutzt rw21 Von Stefan Thomas Die Stadt Griesheim im Landkreis Darmstadt-Dieburg hat sich für optimierte Prozesse sowie den transparenten Ablauf bei Eingangsrechnungen entschieden. Zum Einsatz kommt nun der Rechnungsworkflow der ekom21. Das zusammen mit Lorenz Orga-Systeme entwickelte Verfahren mit dem Kürzel „rw21“ ist Teil der eGovernment-Suite der ekom21 und erfreut sich seit geraumer Zeit steigender Beliebtheit bei den hessischen Kommunen. Kein Wunder, denn der Workflow bietet eine Reihe von Vorteilen, angefangen bei einfacheren und kostengünstigeren Ablaufzeiten von Eingangsrechnungen.

Umfangreiche Einsparungen Die Dokumente werden schon beim Posteingang eingescannt und über automatisierte Prozesse an die zuständigen Stellen weitergeleitet. Lange Umlauf-

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zeiten, das mehrfache Ziehen und Ablegen von Fotokopien sowie das Verschwenden von Skontovorteilen sind passé. An Zeiteinsparungen und Zahlungsabzügen kann schon einiges zusammenkommen, wie Mario Ripp von der Stadtkasse zusammenrechnet: „Der Umfang der eingehenden Rechnungen unterliegt monatlichen Schwankungen. Das ist saisonal und auch durch die vorläufige Haushaltsführung bedingt. Jährlich handelt es sich um rund 15.500 Eingangsrechnungen“. In Griesheim haben derzeit 16 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit rw21 zu tun, wie Ripp, der auch Projektleiter für die rw21-Einführung ist, erklärt: „In der Einführungsphase arbeiten der Fachbereich VI (Infrastrukturdienste, Bauhof und Immobilienmanagement sowie das Sachgebiet Wohnungsamt) und teilweise der Fachbereich II (Finanzbuchhaltung) mit rw21“. In

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Verfahren

der Endausbaustufe werden rund 70 Personen (so genannte Rolleninhaber) aus sechs Fachbereichen und drei Stabsstellen mit dem Programm arbeiten. Dies hängt von der derzeitigen Feinabstimmung zwischen den Einstellungen im Finanzwesen newsystem® kommunal und rw21 ab.

Warum rw21? Aber weshalb hat sich Griesheim für rw21 entschieden? Was verspricht sich die Kommune vom Rechnungsworkflow? Dazu Mario Ripp: „Eine Auflage durch die Kommunalaufsicht ist es, eine Liquiditätsplanung einzurichten. Mit Hilfe dieser Softwarelösung können die Eingangsrechnungen zukünftig bereits unmittelbar nach dem Posteingang über die EDV – durch Scannen – erfasst werden. Das hat den Vorteil, dass die Fälligkeit der jeweiligen Auszahlung bereits ab diesem Zeitpunkt bekannt ist. Bei unserem ursprünglichen Rechnungslauf fand der Systemeingang erst ab Erstellung der Auszahlungsanordnung statt; mit der Folge, dass die Kenntnis der Zahlungsfälligkeit in den überwiegenden Fällen erst kurz vor der tatsächlichen Auszahlung erlangt wurde. Gerade bei Liquiditätsengpässen, die auftreten können, führt dies zu großen Schwierigkeiten in der Praxis“.

Liquidität steuern Liquidität und Kassenkredite spielen heutzutage eine besonders große Rolle in den Kommunalverwaltungen, wie Ripp aus eigener Erfahrung weiß: „Der Umgang mit Kassenkrediten – Planung der Höhe und der Laufzeit – wird durch die neuen Abläufe verbessert. Zum anderen stellen die Kontierung von Eingangsrechnungen nach dem bisherigen Rechnungslauf beziehungsweise die buchhalterische Bewertung von Geschäftsvorfällen für viele Fachabteilungen nach wie vor eine große Hürde dar. Frau Bürgermeisterin Winter hat sich deshalb dazu entschieden, die Bearbeitung der Eingangsrechnungen wieder stärker zu zentralisieren und die dezentrale Ressourcenverantwortung weiter zu fördern. Auszahlungen sollen daher zukünftig durch die

Fachabteilungen angeordnet werden. Eine solche Vorgehensweise setzt in der Praxis einen beleglosen Arbeitsablauf voraus. Die bei der ekom21 beauftragte Workflowlösung erfüllt diese Voraussetzungen“.

Weitere Vorteile rw21 bringt noch zusätzlichen Nutzen. Mit Hilfe der Workflowlösung lassen sich zum Beispiel die Anforderungen des 4-Augen-Prinzips bei der Rechnungsbearbeitung deutlich und lückenlos nachvollziehen. Denn es werden für die einzelnen Schritte der Rechnungsbearbeitung Rollen festgelegt, die eingehalten werden müssen, wie Ripp bestätigt: „Damit ist sichergestellt, dass die Vorprüfung, Kontierung, sachliche und rechnerische Feststellung sowie Anordnung in der vorgeschriebenen Reihenfolge vom jeweils zuständigen Rolleninhaber ausgeführt werden. Jeder einzelne Workflowprozess wird revisionssicher auf den Servern der ekom21 gespeichert. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter greifen per Webbrowser auf die Workflowlösung zu. Der digitale Rechnungsworkflow führt zu deutlich kürzeren Liegezeiten. Dies erleichtert vor allem unseren Außenstellen, insbesondere dem Bauhof, die Rechnungsbearbeitung“.

In Griesheim läuft rw21 derzeit auf Hochtouren und der Nutzen des Verfahrens wird von Tag zu Tag deutlicher. Neben allen Einsparungen werden nun auch die weiteren Vorteile von rw21 deutlich, wie Mario Ripp bestätigt: „Als zusätzliche Einsparung kann zudem der nicht mehr benötigte Archivierungsraum angesehen werden. Dieser umfasst jährlich rund 15.500 Auszahlungsanordnungen“, so der Projektleiter abschließend. Wenn auch Sie mit rw21 enorme Kostenvorteile ausschöpfen wollen, wenden Sie sich bitte an Ihren bekannten Kommunalberater oder an Thomas Ellenberger eMail: [email protected].

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Projekte

Spezial

Jubiläum: 5 Jahre efi21 Motto „Wir lassen Sie nicht im Regen stehen“ Von Tuba Süer efi21 – das moderne webbasierte Fachverfahren für die Friedhofsverwaltung entstand in Zusammenarbeit der Kommunalen Informationsverarbeitung Thüringen GmbH (KIV) und der ekom21.

Eigenentwicklung Im Jahr 2006 begann die Entwicklung, um ein in die Jahre gekommenes Verfahren abzulösen. Eine eigen entwickelte Lösung zu haben, war der ekom21 hierbei sehr wichtig, um schnellstmöglich auf Änderungen, neue Anforderungen und Wünsche rasch reagieren zu können. Zuerst war efi21 für kleinere Friedhofsverwaltungen gedacht, hat sich mit der Zeit aber zu einem Produkt entwickelt, das auch die Anforderungen großer Verwaltungen problemlos abdecken kann. Bei der Entwicklung stand eines ganz klar im Vordergrund: Es soll leicht und einfach zu bedienen sein. Nicht jeder Sachbearbeiter hat tagtäglich mit Bestattungen zu tun und auch Vertretungen sollten jederzeit einfach und schnell mit efi21 arbeiten können. 2008 war es dann soweit, die Stadt Biedenkopf setzte efi21 als Pilotkunde ein. In den folgenden Jahren wurden dann nach und nach alle Kunden vom Altverfahren auf das neue Friedhofswesen umge-

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stellt. Auch viele andere Verwaltungen stellten von ihrer Karteikartenbearbeitung, eigen entwickelten Strukturen oder Fremdverfahren auf efi21 um. Seitdem wird efi21 nach dem Motto „Von Kunden für Kunden“ stetig weiterentwickelt. Dies stand auch im Fokus des diesjährigen Anwendertreffens. Neben Informationen über die Neuerungen, die efi21 in der Version 2.6.3 liefert, konnten die Teilnehmer wieder aktiv an der Weiterentwicklung von des Verfahrens teilhaben. In Arbeitsgruppen, wurden zu vorgegebenen Themen Vorschläge erarbeitet und anschließend präsentiert. Das „Für und Wider“ ist anschließend rege diskutiert worden. Nach zeitnaher Realisierung der Ideen und Vorschläge im Programm, werden diese beim nächsten Anwendertreffen präsentiert. Mit dieser intensiven Einbindung der Kunden hat das efi21-Team gute Erfahrungen gemacht und stellt so sicher, dass die ekom21-Lösung genau das bereitstellt, was der Kunde auch benötigt.

Anwenderstimmen Die hohe Zufriedenheit spiegelt sich auch in den Kundenmeinungen wider: „efi21 finde ich, ist sehr leicht bedienbar, auch für Mitarbeiter, die wie ich, die Friedhofsverwaltung nur

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Verfahren

in Vertretung verwalten. Vor allem der Vorgangsassistent und die Suchfunktionen sind selbsterklärend und sehr übersichtlich“ (Heiko Schämer, Gemeinde Erzhausen). „Ich bin mit dem Programm zufrieden. Das efi21Team ist ein kompetenter Ansprechpartner (…)“ (Margit Meininger, Gemeinde Freigericht). „Bei efi21 stimmt einfach das Gesamtpaket aus Praxisnähe durch Berücksichtigung von Kundenwünschen, gutem Support und einem Verfahren nach aktuellem Stand der Technik“ (Martin Goike, Gemeinde Wettenberg). Anlässlich des 5-jährigen Jubiläums von efi21 wurde den Teilnehmern zum Abschluss des Anwendertreffens ein Regenschirm überreicht. Hiermit sollte noch mal symbolisiert werden: „Wir lassen Sie nicht im Regen stehen und sind bei Fragen, Anmerkungen und Wünschen gerne für Sie da.“

Stetiges Wachstum Durch das anwenderorientierte Konzept wächst efi21 stetig weiter und ist bereits jetzt – nach fünf Jahren – in jeder fünften hessischen Verwaltung im Einsatz. Dieser Erfolg blieb auch in anderen Bundesländern nicht unbemerkt. So ist efi21 auch im Saarland, Nordrhein-Westfalen, Thüringen (durch die KIV Thüringen) und Bayern vertreten. Und zu guter Letzt ein paar persönliche Worte vom efi21-Team, Sabrina Kreuzeberg, Tuba Süer und Fabian Schnoor: „Wir danken unseren treuen Kunden für die vergangenen fünf Jahre, die zur Verfügung gestellten Kundenmeinungen und die Mitarbeit zur Weiterentwicklung von efi21 in jeglicher Form und freuen uns auf die nächsten Jahre!“. Das efi21-Team erreichen Sie unter: [email protected]

Beim efi21-Anwendertreffen (v.r.n.l.): Die ekom21-Mitarbeiter Tuba Süer und Fabian Schnoor

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Projekte

Spezial

Das Projektteam (v.l.n.r.): Heiko Umminger, Helmut Hudel, Reinhard Schönberger, Petra Baum und Brita Seibel (alle vom Personalamt der Lahn-Dill-Kliniken) sowie Cäcilia Franz und Michael Wabro von der ekom21

Erfolgreiches Projekt bei den Lahn-Dill-Kliniken Klinik-Verbund nutzt LOGA im ASP-Betrieb Von Cäcilia Franz Die Lahn-Dill-Kliniken sind ein kommunales Krankenhaus-Unternehmen im Lahn-Dill-Kreis. An den Standorten Braunfels, Dillenburg und Wetzlar werden jährlich rund 40.000 Patienten stationär behan-

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delt. Mit insgesamt 915 Betten und rund 2.000 Mitarbeitern sind die Lahn-Dill-Kliniken einer der größten Klinikverbunde in Hessen.

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Verfahren

Umfangreiche Ausschreibung Im Rahmen einer umfangreichen Ausschreibung für ein leistungsstarkes und verlässliches Personalmanagement- und Abrechnungssystem hat sich Mitte 2013 auch die ekom21 beteiligt. Ende 2013 konnte sich der größte hessische IT-Dienstleister gegen weitere Bewerber mit dem Verfahren LOGA-Personalabrechnung als ASP-Lösung (ASP – Application Service Providing) durchsetzen. Seit dem 1. April 2014 werden die Lahn-Dill-Kliniken von der ekom21 mit dem Personalwirtschaftssystem „LOGA“ betreut. Das LOGA®-Verfahren der Firma P&I ist eines der modernsten Personalwirtschaftssysteme in Deutschland und wird alleine in Hessen von über 1.100 Kunden genutzt. Dahinter verbergen sich ca. 140.000 Abrechnungsfälle im Monat. Die ekom21 ist in dem Bereich der Personalabrechnung und des Personalmanagements mit dem LOGA®-Verfahren sehr erfolgreich am hessischen Markt platziert – gerade auch im Bereich des Krankenhauswesens. Dabei schätzen die Kunden insbesondere die umfassende und persönliche Betreuung, die Unterstützung per Telefon, eMail und natürlich auch die Kundenbesuche vor Ort. Das Fachwissen der Kolleginnen und Kollegen zu sämtlichen Themen rund um das Personalmanagement sowie die zahlreich angebotenen Workshops und Seminare verstärken das große Verständnis für Service und Kundenorientierung.

sätzliche Daten anzupassen, die bei einem Wechsel zum Jahresbeginn entfallen würden. Jedoch hat sich der Einsatz aller Beteiligten ausgezahlt und es konnte ein problemloser Produktionsstart zum 1. April 2014 erfolgen. Die Einführung der weiteren Module (Hochrechnung, Stellenplan etc.) erfolgt nun unmittelbar im Anschluss. Für die Personalabteilung der Lahn-Dill-Kliniken bedeutet der Anbieterwechsel eine erhebliche Effizienzsteigerung der Personalprozesse – insbesondere rund um die Personalabrechnung und -verwaltung.

Erwartungen erfüllt Ein großes Lob gab es seitens der Kliniken an das Projektteam der ekom21, das da lautete: „Wir sind sehr froh, dass wir diesen Schritt gegangen sind und uns für die ASP-Lösung der ekom21 entschieden haben. Unsere Erwartungen an einen Anbieterwechsel haben sich erfüllt“. Die ekom21 freut sich auf eine gemeinsame und erfolgreiche Zusammenarbeit, getreu dem Motto „Das schaffen wir – gemeinsam können wir die täglichen Anforderungen an die Personalabrechnung und das Personalmanagement meistern“. Haben Sie Interesse am Personalwirtschaftssystem LOGA®? Dann schreiben Sie einfach eine eMail mit Ihren Wünschen und Fragen an [email protected]

Viele Besonderheiten Das Projekt Lahn-Dill-Kliniken war sehr umfangreich und wurde seitens der Kliniken als auch d er ekom21 sehr engagiert und zielorientiert durchgeführt. Es wurden rund 2.400 Fälle aus einem Fremdverfahren mit mehreren Mandanten und der Schwierigkeit des unterjährigen Wechsels übernommen. Ebenso mussten verschiedene Schnittstellen, zum Beispiel für die Übergabe von Personalstammdaten des Dienstplans, erstellt und eingebunden werden. Bei einem unterjährigen Wechsel sind zudem viele Besonderheiten zu beachten und zu-

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Projekte

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Kommunale Beitragsermittlung mit GIS Geoinformationssystem als Grundlage Von Michael Schober, Softplan Informatik GmbH Der modernen Verwaltung stehen vielfältige Informationen und Daten aus geografischen Informationssystemen (GIS) zur Verfügung. Das GIS dient damit als wichtiges Verfahren zur Ermittlung und Verwaltung von Basisdaten für die Berechnung einer Vielzahl von einmalig oder wiederkehrend zu erhebenden Gebühren und Beiträgen.

Umfangreiche Applikationen Das kommunale Web-GIS INGRADA der Softplan Informatik GmbH aus Wettenberg stellt den Anwendern umfangreiche Applikationen aus allen Fachbereichen der kommunalen Verwaltung zur Verfügung.

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Standardisierte Schnittstellen zu externen Finanzund Abrechnungsprogrammen ermöglichen die Einbindung vorhandener Systeme zu einer Gesamtlösung. Erhebungsgrundlage bildet die amtliche Liegenschaftskarte mit den ALKIS-Daten. Neben den flurstücksbezogenen Informationen und Infrastrukturdaten können weitere Angaben, wie Grundstücksdaten, Bebauung und Flächennutzung, Grenzlängen oder Flächen aus Tiefenbegrenzung in INGRADA erfasst und entnommen werden. Die Zustandsermittlung und Klassifizierung der Straßen sowie die Einteilung in Abrechnungseinheiten erfolgt ebenfalls direkt über die Browseroberfläche von INGRADA. Die Daten werden je nach Abrechnungsgebiet oder

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Verfahren

Darstellung von Versiegelungsflächen, Flächenermittlung über die Tiefenbegrenzung und Feststellungsschreiben mit grafischer Ausgabe der freigestellten Grundstücke

zungsrecht und die Anforderungen der jeweiligen Kommune angepasst werden. Änderungsdienste ermöglichen eine Fortführung der Grunddaten, wie zum Beispiel Abrechnungsgebiete oder gebührenpflichtige Flächen. Stammdaten gewährleisten eine systematische, schnelle und komfortable Datenerfassung. Die in INGRADA verwalteten Statusinformationen dokumentieren die Aktualität, Herkunft und Qualität der Daten. Alle Änderungen am Datenbestand werden in einer nicht manipulierbaren Historie geführt.

Weitere Mehrwerte

Maßnahme aufbereitet, validiert und an eine externe Finanzsoftware zur weiteren Bearbeitung und Ermittlung von Erschließungs- und Straßenbaubeiträgen, Anschlussbeiträgen oder Verbandsumlagen weitergegeben.

Individuelle Anpassungen Die grafische Oberfläche von INGRADA unterstützt den Sachbearbeiter sowohl bei der Ermittlung der Abrechnungsparameter zur späteren Gebührenberechnung als auch bei der Aktualisierung und Fortführung der vorhandenen Datenbestände. Die Benutzeroberfläche kann individuell auf das Sat-

Die Inhalte der Berechnungen aus den externen Fachverfahren können in das GIS importiert, dokumentiert und mittels grafischer Auswertungen visualisiert werden. Die Überlagerung mit anderen Fachdaten – zum Beispiel aus den Bereichen Straßenmanagement oder Bauleitplanung – bietet den Anwendern einen weiteren Mehrwert. Durch die Verschneidung und grafische Überlagerung von Flächendaten mit den Leitungsverläufen aus den Gewerken der Ver- und Entsorgung und anderen Geoinformationen zeigt das GIS seine vielfältigen Möglichkeiten als umfangreiche und ämterübergreifende Informationsplattform. Fazit: INGRADA unterstützt die moderne Verwaltung in vielfältiger Weise bei der Ermittlung von Erhebungsgrundlagen und Beitragsveranlagungen bis hin zur Erstellung der Gebührenbescheide. Weitere Auskünfte zum Thema Beitragsermittlung und Gebühren in INGRADA erteilt die Softplan Informatik GmbH eMail: [email protected]

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Projekte

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Ganz vorne beim Berechtigungskonzept (v.l.n.r.): Ute Döring (ekom21), Helena Schwarz (Abteilungsleiterin Finanzbuchhaltung, Gießen), Kai Klöckner (ekom21), Sabine Reinl (Sachgebietsleiterin Kreditoren, Gießen) und Nabil Kamel (ekom21)

Gießen ganz vorne beim Berechtigungskonzept Stadt nutzt besonderen Service der ekom21 Von Ute Döring Eine saubere Berechtigungsvergabe war schon immer Vorgabe der Rechnungsprüfungsämter (RPA) und somit auch der Stadt Gießen ein großes Anliegen.

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Optimale Möglichkeiten Seit dem Jahr 2011 wurde schon versucht, die Berechtigungen sauber aufzubauen und zu dokumentieren. Dazu standen riesige Excel-Listen zur Verfü-

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Verfahren

gung. Leider gab es bis dahin im Finanzwesen newsystem® kommunal noch nicht die optimalen Möglichkeiten. Dies sollte sich im Jahr 2012 ändern, als die Rechnungsprüfer (AK-Doppik) die ekom21 auf ein dringend erforderliches Berechtigungskonzept ansprachen. Daraufhin setzte sich die ekom21 mit einem kleinen Team und einem Berater der Firma Infoma mit dem Thema auseinander und baute ein ausgeklügeltes Berechtigungskonzept auf. Auf der Suche nach einem Pilotkunden wurde man auf die Stadt Gießen aufmerksam, die diese Anfrage der ekom21 sehr aufgeschlossen annahm. Im September 2012 traf man sich erstmals am runden Tisch mit Mitarbeitern der ekom21, der Stadt Gießen und deren Rechnungsprüfern. Nun kamen auch die großen Excel-Listen wieder zum Einsatz. Gemeinsam untersuchte man die Tätigkeiten und Anforderungen der einzelnen Mitarbeiter. Aus diesem gemeinsam erarbeiteten Ergebnis bekam nun jeder Mitarbeiter individuelle Berechtigungen zugewiesen. Es wurde getestet, ergänzt und viele Fragen zu Abläufen gestellt, bis jeder Mitarbeiter die richtigen Berechtigungen hatte. Währenddessen begannen die Programmierer der ekom21 ein Tool aufzubauen, das die Vergabe der Berechtigungen erleichterte und auch die Dokumentation im System vereinfachte.

Umstellung gelungen Im März 2013 war die Umstellung auf das Berechtigungskonzept vollzogen und kurz darauf wurde das Endergebnis in großer Runde präsentiert. Bis auf einige wenige Änderungen und Verbesserungswünsche waren alle mit dem Berechtigungskonzept vollauf zufrieden.

Eine Erkenntnis konnte in großer Runde gewonnen werden: Es gibt auch beim Berechtigungskonzept kein Standardvorgehen. Jeder Mensch arbeitet anders und hat spezifische Arbeitsmethoden. Und so müssen auch die Berechtigungen sein. Individuell auf jeden abgestimmt und trotzdem den Anforderungen nach Transparenz, Sicherheit und Risikominimierung entsprechend. Mit dem neuen Berechtigungskonzept kommt die Stadt Gießen somit schon seit März 2013 der Empfehlung des Hessischen Rechnungshofes nach, das interne Kontrollsystem zur Risikovorbeugung in den Prozessen des Rechnungswesens zu optimieren und auszubauen. Darauf baut das Berechtigungskonzept der ekom21 auf.

Schaden abwenden Seit dem Start in der Stadt Gießen haben bereits weitere Städte, Gemeinden und Landkreise das individuelle Berechtigungskonzept eingesetzt. Alle verfolgen das gleiche Ziel: Mehr Sicherheit in der Verwaltung durch richtige Berechtigungsvergabe, Funktionstrennung und das „Vier-Augen-Prinzip“ – genau das, was der Hessische Rechnungshof und die Rechnungsprüfer seit Einführung der Doppik – und darüber hinaus – fordern. Wenden Sie Schaden von Ihrer Verwaltung ab und steigen Sie auf das Berechtigungskonzept der ekom21 um. Wir unterstützen Sie dabei. Weitere Auskünfte erhalten Sie von: Ute Döring eMail: [email protected]

Großer Dank gebührt der Stadt Gießen, insbesondere Helena Schwarz, Abteilungsleiterin Finanzbuchhaltung und Sabine Reinl, Sachgebietsleiterin Kreditoren (Abteilung Finanzbuchhaltung), mit ihren Mitarbeitern für die hervorragende Zusammenarbeit und für ihre guten Nerven bei den vielen Fragen.

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